電話をかけてつながらなければ、テンプレートを参考にし辞退メールを送りましょう
人材派遣の担当者へ面接を断りたい場合は、まず電話をかけてその旨を伝えましょう。会話をしたほうがあなたの気持ちを伝えやすいからです。
もしつながらなかったり派遣会社からメールで連絡をとる指示があったりするときは、辞退メールを送りましょう。面接の日程調整の段階で辞退しても、今後の仕事紹介に支障はありません。
しかし選考が進み、派遣が決定してからでは企業側へ迷惑がかかるので、早めに担当者へ連絡してください。辞退メールの内容は嘘をつかず、登録内容や応募時の条件と矛盾しない理由を伝えましょう。
複数の仕事の選考が同時に進んでいる場合は、第一志望の仕事より先に他が決まらないよう、担当者と相談するのがおすすめです。断りのメールの文面に悩んだときは、テンプレートを活用するとていねいなメール文が作成できます。
必要に応じて理由文を入れるなどして、あなたの事情が伝わる内容を作成しましょう。
面接を断りたいときは、一度担当者へ電話をしつながらなければ辞退メールを送りましょう
人材派遣会社から紹介のあった仕事に興味があり、面接の段階まできたものの断りたいときは、担当者へ連絡しましょう。仕事紹介がメールで届くので、担当者への連絡はメールが基本になりますが、進行中の話を辞退するなど重要な内容は直接電話をかけることをおすすめします。
ただし、人材派遣会社から「連絡はメールで」との指示がある場合は、メールで連絡をしましょう。
【なぜ電話連絡が必要？】
電話をしたほうがあなたの雰囲気も分かりやすく、言いたいことが伝わりやすいからです。内容を確実に伝えるため、事前に辞退に関する話をメモしてから電話をすることをおすすめします。
日頃から担当者と電話連絡をとっている場合は、いつもどおり電話連絡をし、通じないときは再度かけ直しましょう。
【担当者と電話がつながらなかったら？】
担当者が他の登録者の応対中などの理由で、電話に出られない場合があります。その場合はつながるまで何度もくり返しかけず、メール連絡に変更しましょう。
どうしても電話連絡がしたい場合は、時間をあけてもう一度かけます。担当者が登録者の対応中や取引先企業との連絡中でなければ、3コールほどで電話に出るでしょう。
5コール程度待っても出なければ改めてかけ直すか、メール連絡をしてください。
【辞退は今後の仕事紹介に影響する？】
紹介を受けた仕事の面接を辞退しても、基本的に仕事紹介がなくなるわけではありません。ただし、派遣予定企業とのやりとりがどの段階であるか、また辞退理由によっては影響する可能性があります。
興味のある仕事が面接へ進む段階へ進んだものの迷いや悩みがある場合は、早めに担当者へご相談ください。面接前の変更や辞退であれば、あなただけでなく企業側への支障が少なくなります。
あなたがご自分で応募して、またはほかの人材派遣会社で仕事が決まり「今は紹介の必要がない」と言えば、紹介を止めるとこも可能です。紹介を止めたとしても、必要になればいつでも再開できます。
【面接を辞退するときは、お礼も伝える】
担当者へ面接などを辞退するメールを送る場合、理由とともにお礼の一文も入れましょう。あなたと派遣予定だった企業の間で、連絡や調整を行ってくれたことへのお礼の言葉です。
そのあとも仕事紹介を希望する場合は、辞退の連絡とともに感謝の言葉があったほうが、コミュニケーションがスムーズになります。「お忙しい中、面接時間の調整をしていただきありがとうございました」など、シンプルな一文でかまいません。
担当者へ 辞退メールを送る場合、嘘をつかないなど注意点を守りましょう
担当者へ送る面接などの辞退メールは、以下の注意点を守った文面を心がけましょう。
【辞退メールを送るときの注意点】
・嘘をつかない
辞退理由が思い浮かばないからと言って、嘘の理由は避けましょう。何らかの理由があり、その職場を断りたいと思ったはずです。
あなたの正直な気持ちを、言葉を選びつつ担当者へお伝えください。しかし、あまりにも正直に「制服がかわいくなかった」「大企業ではない」などの理由をあげてしまうと、職場でも同じような受け答えをするのでは？と、担当者は心配になるかもしれません。
面接を断る理由は、スキルが足りない・他社で決まった・通勤が困難であるなど、企業側も納得できるものを考えましょう。
・登録内容や応募時と矛盾しない理由を伝える
人材派遣会社へ登録したあなたの経歴やスキル、そして仕事へ応募するときに担当者へ話した内容と、辞退理由に矛盾がないことも大切です。たとえば「この距離なら通勤可能」と聞いて選考を進めたものの、「通勤できない距離」を理由にして断ると、矛盾が生じてしまいます。
・できるだけ早く伝える
面接に関する辞退の連絡は可能な限り早めにした方が、応募先企業にも迷惑がかかりません。悩んで連絡が遅れるほど、担当者と企業の間で話が進みあなたの派遣が決まってしまうからです。
早い段階で断った場合、あなたに近い経歴やスキルを持った他の登録者を企業へ紹介できるため大きな支障はありません。面接の日時を決める段階や面接の前、もし面接後に辞退の必要が出てきた場合も、すぐに担当者へ連絡してください。
選考が進んでからの辞退は、あなたの信用にかかわる場合があります。辞退が必要な状況になったときは、すぐに担当者へ伝えてその後の対応を聞いてください。
・派遣先決定後の辞退は厳禁
企業との面接を経てあなたの派遣が決まったあとの辞退は、職場に入る準備が企業側でも進んでいるため、支障があります。面接を受けた企業で働く迷いがある場合、早めに担当者へその旨を伝えて相談しましょう。
しかし、決定後にもかからず辞退を決断したのは何か事情がおあるはずです。職場で働き始めてからやはり違うと思って退職するよりは、勤務スタート前に担当者へ連絡するほうが良いでしょう。
・複数の仕事の面接が同時進行中の場合は慎重に
仕事探し中に複数の人材派遣会社へ登録し、選考を進める人もいます。希望に最も近い職場を見つけるためには有効な方法ですが、第一志望の仕事の選考がどこまで進んでいるか把握し、第二志望以降の仕事が決定しないよう注意しましょう。
第二志望以降の仕事の選考が先に進みそうなときは、担当者へは早めに連絡してください。
面接の辞退メールを送るときに使える、テンプレート集を活用しましょう
担当者へ 辞退メールを送りたいとき、文面で悩んだ場合はテンプレートを活用しましょう。面接をお願いした段階・面接を受ける直前・面接を受けたあとの辞退メールに使える例文をあげておきます。
併せて、断る理由別の例文も紹介するので必要に応じてメールの文面を入れ替えましょう。メールの最後には、あなたの氏名やメールアドレスを書いた署名も忘れずに入れてください。
【面接をお願いした段階】
（人材派遣会社名） （担当者名）様
お世話になっております。（自分の氏名）と申します。
先日は（会社名）の案件をご紹介いただきありがとうございました。
先ほどお電話いたしましたが、つながらなかったのでメールにて失礼します。
改めて業務内容を見て再考しましたが、通勤が困難だと感じました。
せっかくご紹介いただいたのですが、今回は辞退いたしたく存じます。
恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
【面接を受ける直前】
（人材派遣会社名） （担当者名）様
お世話になっております。（自分の氏名）と申します。
（会社名）との面接日の調整などを行っていただき、ありがとうございました。
先ほどお電話いたしましたが、つながらなかったのでメールにて失礼します。
せっかく面接の段取りを組んでいただいたところ申し訳ありませんが、辞退したく存じます。
業務内容を拝見し再考しましたが、私では力不足と感じたためです。
直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
【面接を受けたあと】
（人材派遣会社名） （担当者名）様
お世話になっております。（自分の氏名）と申します。
先日は（会社名）の面接の場を設けてくださり、ありがとうございました。
先ほどお電話いたしましたが、つながらなかったのでメールいたしました。
これまでたくさんのサポートをしていただいたところ申し訳ございませんが、辞退させていただきたく存じます。
他社で選考を受けていた仕事が先に決まったためです。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い致します。
【理由別の辞退例文】
・業務内容や労働条件が合わない
「魅力的な職場だと感じておりましたが、希望条件とやや相違がございました。」
・他の職種に興味がある
「先日ご紹介いただきました（仕事内容）は大変魅力的に感じましたが、（職種名）に興味があり挑戦したく思っております。」
（まとめ）人材派遣の面接を断りたいときは辞退メールでいい？
1.電話をかけてつながらなければ、テンプレートを参考にし辞退メールを送りましょう
面接などを断る際は、電話をかけて担当者へ直接伝えましょう。つながらない場合は、辞退メールを送ります。
選考が進んでから辞退すると企業側にも支障が出るため、早めに担当者へ連絡してください。テンプレートを活用して、必要な内容を伝えましょう。
2.面接を断りたいときは、一度担当者へ電話をしつながらなければ辞退メールを送りましょう
人材派遣で面接を断りたいときは、電話をしてつながらなければ辞退メールを送信します。言いたいことが伝わりやすいため、電話連絡を優先しましょう。
今後の仕事紹介への影響は辞退を申し出た段階によりますが、面接前の段階なら支障は少ないでしょう。
3.担当者へ辞退メールを送る場合、嘘をつかないなど注意点を守りましょう
面接などの 辞退メールを送る場合は、嘘をつかない・登録内容と矛盾しない理由・早めに伝える・派遣決定後は避けることを心がけましょう。複数の仕事を並行して選考中のときは、先に第二志望以降の仕事が決まるとその企業に支障がでるので、注意が必要です。
4.面接の辞退メールを送るときに使える、テンプレート集を活用しましょう
人材派遣の担当者へ面接に関する辞退メールを送る場合、文面に困ったときはテンプレートを参考にしましょう。面接を受ける前や後など、現在の状況に応じた例文を使って、早めに連絡してください。
メール文の最後には、忘れずにあなたの署名を入れましょう。
著者紹介
 | プロフィール：佐々木 良和 派遣会社コンサルタント。延べ約1,000人の転職のアドバイスを行い、転職に関わってきた。モットーは「転職者の決断に悔いをさせない」。その豊富な経験を基に多くの人が悩む面接時の悩みに答えるコンテンツを発信中。 |